Księgowość na codzień: rozliczanie wydatków dot. samochodów osobowych po 1 kwietnia

Od 1 kwietnia 2014 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o VAT ograniczająca do 50% odliczenie podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących poniesienie wydatków na zakup, a także eksploatację samochodu o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony, wykorzystywanego zarówno do działalności gospodarczej jak i do celów prywatnych (do tej pory odliczaliśmy 100% VAT z faktur dokumentujących takie wydatki).

Ta sama zasada dotyczy odliczenia VAT od zakupu paliwa, przy czym 50% VATu od paliwa będzie można odliczyć dopiero od 1 lipca 2015 r. (do tego dnia, tak jak obecnie, VAT z paliwa do samochodów osobowych nie podlega w ogóle odliczeniu, natomiast faktura za paliwo w kwocie brutto jest ujmowana w kosztach działalności).

UWAGA! Ustawodawca wprowadza nową możliwość:
Jeżeli samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej, to od 1 kwietnia 2014 r. obowiązują przepisy, które umożliwią odliczenie 100% VAT od nabycia, eksploatacji oraz paliwa do takich samochodów. Aby mieć prawo do odliczenia 100% podatku VAT od wydatków dot. takich pojazdów jesteście Państwo zobowiązani do:

– określenia zasad używania, z których wynika w jaki sposób samochód jest wykorzystywany,

– zgłoszenia danych samochodu do urzędu skarbowego na druku VAT-26,

– prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 86a ust. 4 pkt 1.

Ewidencja taka musi zawierać:

1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu
rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
4) wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,
– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej
pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji

Jeśli pojazd samochodowy jest używany przez osobę, która nie jest pracownikiem podatnika, to wpis z powyższego ust. 7 pkt 4:
1) jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd,
2) obejmuje:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd,

Powyższe warunki powinny jednoznacznie wykluczać użycie pojazdów do celów innych niż działalność gospodarcza.
Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić: od dnia w którym rozpoczyna do dnia w którym kończy używanie pojazdu samochodowego tylko i wyłącznie do działalności gospodarczej.
Ewidencję prowadzi się także dla samochodów użytkowanych na podstawie umów najmu, leasingu, dzierżawy itp. (art. 8 ustawy z 7 lutego 2014 r. o zmianie ustawy o VAT).
Organy skarbowe są upoważnione do weryfikacji informacji złożonej w US, jak i ewidencji przebiegu pojazdu zawierającej dane określone ustawą. Grzywna za niedopełnienie któregoś z warunków odliczania  100% VAT’u to 720 stawek dziennych i jest to najwyższa przewidziana kara, jaka występuje w Kodeksie Karnym Skarbowym.
Minimalne wynagrodzenie w 2014 r. wynosi 1680 zł. Zgodnie z powyższym przepisem, stawka dzienna w 2014 r. może więc wynieść od 56 zł do 22.400 zł. Najwyższy wymiar grzywny za niedopełnienie formalności w odliczaniu pełnego VAT od samochodów wyniesie więc 16.128.000 zł. W przypadku czynu mniejszej wagi, podatnik będzie podlegał karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
Oczywiście kary te będą dotyczyły podatników, którzy pomimo niedopełnienia formalności w terminie lub podanie nieprawdziwych danych zaczną odliczać 100% VAT od nabycia, eksploatacji i paliwa do samochodów. Grzywna taka nie grozi podatnikom, którzy będą odliczać 50% VAT od tych wydatków.

Musimy liczyć się z tym, że zapewne nasilą się kontrole dotyczące sposobu wykorzystania samochodów. Wystarczy, że kontrolujący wykaże, że samochód zgłoszony przez Państwa w urzędzie skarbowym jako wykorzystywany wyłącznie na potrzeby działalności, znajdował się w innym miejscu niż podano w ewidencji przebiegu pojazdu. A o to nie trudno. Zdjęcie samochodu np. pod przedszkolem, basenem, supermarketem itp. to dowód, który nie każdemu podatnikowi uda się obronić. I już mamy podanie w informacji VAT-26 danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym, czyli wykorzystywanie samochodu również na cele prywatne.